Nắm bắt quy trình vận chuyển đường biển không chỉ giúp doanh nghiệp tự chủ trong các hoạt động xuất nhập khẩu mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong giao tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Trang Huy Logistics xin giới thiệu đến quý doanh nghiệp thông tin chi tiết về quá trình này, cùng với các quy định cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ vận tải hàng hóa đường biển. Hãy cùng tìm hiểu để có cái nhìn sâu sắc hơn!
Tổng quan về dịch vụ vận tải hàng hóa đường biển
Hình thức vận tải đường biển, sử dụng các tàu hàng có khả năng chở tải lớn, kết hợp với cơ sở hạ tầng biển vững chắc, cho phép vận chuyển hàng hóa tới các địa điểm trong và ngoài nước. Đặc điểm nổi trội của phương thức này là chi phí thấp và ít phát sinh các phụ phí so với các hình thức vận tải khác. Đồng thời, đường biển thông thoáng giúp giảm thiểu rủi ro va chạm, đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Trong vận chuyển đường biển, các doanh nghiệp có thể gửi nhiều loại hàng hóa đa dạng, bao gồm cả hàng siêu trường, siêu trọng hoặc hàng công nghiệp cồng kềnh. Phương thức này ngày càng được ưa chuộng trong xuất khẩu hàng hóa quốc tế và nội địa do khả năng tiết kiệm chi phí và đáp ứng hiệu quả các yêu cầu vận chuyển đa dạng của doanh nghiệp.
Ưu và nhược điểm của dịch vụ vận tải hàng hóa đường biển
Ưu điểm của dịch vụ vận tải hàng hóa đường biển
- Có thể vận chuyển các loại hàng hóa với kích thước và khối lượng lớn
- Không giới hạn về số lượng và phương tiện hỗ trợ vận chuyển
- Tuyến đường vận tải biển hầu hết là các tuyến giao thông tự nhiên nên ít gặp trở ngại như vận tải đường bộ.
- Giá thành của phương thức vận tải này cũng thấp hơn các loại hình vận tải khác
- An toàn cao vì ít va chạm với các tàu hàng
- Mở rộng giao thương quốc tế thông qua đường biển.
Nhược điểm của dịch vụ vận tải hàng hóa đường biển
- Không thể vận chuyển hàng hóa đến tận nơi trên đất liền, vì vậy cần phải kết hợp với các phương thức vận tải khác.
- Vận tải hàng hóa bằng đường biển thường mất khá nhiều thời gian để vận chuyển hàng đến nơi. Vì vậy không phù hợp với các mặt hàng cần vận chuyển nhanh chóng hoặc thư tín.
Quy trình chi tiết về vận tải biển
1. Nhận yêu cầu từ khách hàng
Khách hàng yêu cầu tư vấn giá thành và thời gian tàu xuất hàng với tên hàng hóa, volume, trọng lượng. Nhân viên của đơn vị vận chuyển tiến hành tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
2. Kiểm tra giá và lịch tàu
Đơn vị vận chuyển tiếp tục kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn, sau đó thông báo cho khách hàng. Ngoài ra, để lấy booking tàu thì đơn vị vận chuyển phải cung cấp một số thông tin quan trọng cho hãng tàu, bao gồm:
- Cảng đi (port of loading): Đây là nơi hàng hóa được xếp dỡ chuyển lên tàu.
- Cảng chuyển tải: Có 2 hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy vào quy định, thống nhất giữa hai bên, cũng như quãng đường vận chuyển mà có lựa chọn hình thức phù hợp.
- Cảng đến (port of discharge): Đây là nơi hạ container hàng hóa.
- Tên hàng hóa, trọng lượng: Để cung cấp tên hàng hóa, trọng lượng chính xác thì cần dựa vào thông tin trên hồ sơ chứng từ.
- Thời gian tàu chạy (ETD): Đây là ngày dự kiến tàu chở hàng xuất phát.
- Thời gian đóng hàng: Thời gian đóng hàng được xác định theo kế hoạch thống nhất giữa 2 bên.
- Các yêu cầu khác: Bao gồm loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió cho hàng hóa như thế nào.
3. Nhận booking từ line và gửi khách hàng
Khi khách hàng chấp thuận mức giá cước và lịch trình tàu được đề xuất, công ty vận tải sẽ tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng tàu và gửi thông tin này cho khách hàng. Đối với khách hàng có nhu cầu xuất khẩu, việc nhận booking từ nhà vận chuyển là bước quan trọng. Họ cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như cảng xuất phát, cảng đích, ngày xuất phát, hạn chót nạp hàng, loại container (dạng khô hay lạnh, kích cỡ 20 hoặc 40 feet) và số lượng container cần thiết, để đảm bảo không có sai sót trong quá trình vận chuyển.
4. Nhắc khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước closing time
Trong quá trình vận tải đường biển, một bước quan trọng là tuân theo thời gian chốt hàng (closing time) được ghi trong booking. Đơn vị vận chuyển cần nhắc khách hàng đóng gói và chuyển container hàng hóa trước thời điểm này. Các bước cụ thể bao gồm:
- Đại diện giao nhận hoặc nhân viên của nhà xe sẽ mang lệnh nhận container trống tới phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh container. Tài liệu cần có thể gồm danh sách đóng gói container, seal của tàu, vị trí nhận container, và lệnh nhận container có chữ ký của điều độ cảng cho phép nhận container trống.
- Sau đó, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ này đến cho tài xế, để tài xế đưa container tới khu vực chỉ định của hãng tàu và xuất trình lệnh nhận container trống đã được phê duyệt. Họ sẽ thanh toán phí nâng container tại phòng thương vụ của bãi và nhận container trống để chuyển về kho của bên xuất khẩu.
- Khi việc đóng gói hoàn tất, container chứa hàng sẽ được chuyển đến cảng chờ xuất khẩu (theo booking đã được xác nhận) và thanh toán phí hạ container tại cảng.
5. Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan
Để thực hiện khai báo hải quan, khách hàng hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Hai bản chính của tờ khai hải quan (một bản cho người xuất khẩu và một bản lưu tại hải quan).
- Một bản sao của hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Một bản sao giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu.
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh với bản chính để đối chiếu, đặc biệt đối với doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu.
- Khai báo hải quan cũng có thể được thực hiện trực tuyến qua hệ thống hải quan điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu như hóa đơn thương mại (commercial invoice), vận đơn (bill of lading), phiếu đóng gói (packing list), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), hóa đơn cước (nếu có), cùng các chứng từ khác liên quan.
6. Thông quan hàng xuất
Quá trình thông quan hàng xuất là một phần không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hải. Đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện nhập liệu vào hệ thống khai báo hải quan điện tử và tạo tờ khai qua mạng. Hệ thống của hải quan sau đó tự động cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân loại hàng hóa vào một trong ba luồng sau:
- Luồng Xanh: Hàng hóa trong luồng này được miễn kiểm tra chi tiết. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ đến lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan lên tờ khai xuất khẩu.
- Luồng Vàng: Hàng hóa ở luồng này không cần kiểm tra thực tế. Hồ sơ được xem xét bởi bộ phận tính giá thuế để đánh giá chi tiết. Sau khi được xác nhận là hợp lệ, hồ sơ được chuyển đến lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan lên tờ khai xuất khẩu.
- Luồng Đỏ: Hồ sơ trong luồng này cần phải trải qua kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy thuộc vào tỷ lệ phân kiểm do lãnh đạo chi cục quyết định, chủ hàng cần phải xuất trình từ 5% đến 100% hàng hóa để kiểm tra.
Nếu hàng hóa đúng như đã khai trong tờ khai và các chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú xác nhận. Tiếp theo, hồ sơ được chuyển cho lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thông quan lên tờ khai xuất khẩu.
Sau khi đã phân luồng hàng hóa, bước tiếp theo là thực hiện thủ tục hải quan tại cảng. Cụ thể:
